Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.
De igual forma estos tienen carácter probatorio de las transacciones ante terceros sustentando los registros de los libros de contabilidad.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
- Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
- Nombre, número y fecha del comprobante.
- Descripción del contenido del documento.
- Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los
internos son todos aquellos que la empresa elabora internamente
para el control, comprobación y registro de transacciones
realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en
algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en
otras a las necesidades de información y control del ente
económico; los externos son aquellos comprobantes que soportan las
transacciones, pero son elaborados por terceros.
SOPORTES CONTABLES
Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como
soporte de prueba de todos los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. Normalmente se elabora
en original y copia, destinándose el original para quien
realiza el pago y la copia para soportar el registro en el
sistema de información contable.
Comprobante de egreso
Son aquellos que tienen
la función de servir como prueba de los desembolsos o
pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de
control deben hacerse en cheque preferiblemente.
Deberán anexarse a los comprobantes de egreso,
los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas,
cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia
de su cancelación mediante la implantación de un
sello que exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y una copia, debidamente
firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para
ser distribuidas así: El original, con los soportes del
pago, para la incorporación de la transacción en el
sistema de información contable, y la copia para la persona que
realizó el pago.
Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a una entidad bancaria llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado «beneficiario».
Consignación Bancaria
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una copia con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la maquina registradora. Sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Existen consignaciones en efectivo y cheques y otro para remesas o cheques de otras plazas.
Nota débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Este documento no genera un registro contable, es utilizado por el área de compras de una empresa para entablar una negociación, el cliente puede aceptar, rechazar o solicitar la modificación de esta.
Orden de compra
Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es un documento contable emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.
Esta detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y condiciones de pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el documento original y el comprador el duplicado, aunque no genera un registro contable, es de vital importancia en el proceso de compra-venta entre las partes interesadas.
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los
datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los
artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor,
se denomina factura de venta y del comprador, factura
de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad. La factura tradicional de papel ha evolucionado a factura electrónica, esta se genera, valida, expide, recibe, y conserva electrónicamente, lo
que representa mayores ventajas.
¿Quiénes deben facturar electrónicamente?
Según el Artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023, todo responsable de facturar, deberá hacerlo electrónicamente. Se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:
• Personas Jurídicas.
• Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
• Los responsables el Impuesto Nacional al Consumo (INC).
• Personas Naturales que superen los ingresos brutos de 3500 Unidades de Valor Tributario (UVT), o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Tributario.
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE)
• Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos (Decreto 358 de 2020 Artículo 1.6.1.4.2)
• Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
1. Cotización : Inicialmente Confecciones Marggy realizo una cotización a Almacenes de Moda SAS, con el fin de conocer los detalles de la mercancía que requiere comprar.
Tomado de:
Consignación Bancaria
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una copia con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la maquina registradora. Sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Existen consignaciones en efectivo y cheques y otro para remesas o cheques de otras plazas.
Nota débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota crédito
Es un comprobante que se elabora, cuando la
empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías,
para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Cotización
Una
cotización es un documento contable informativo en donde se detalla el precio
de un bien o servicio para el proceso de compra o negociación, cuando un
cliente pide a cierta empresa que le indique el valor de un pedido de
mercancía.
Este documento no genera un registro contable, es utilizado por el área de compras de una empresa para entablar una negociación, el cliente puede aceptar, rechazar o solicitar la modificación de esta.
Orden de compra
Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es un documento contable emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.
Esta detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y condiciones de pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el documento original y el comprador el duplicado, aunque no genera un registro contable, es de vital importancia en el proceso de compra-venta entre las partes interesadas.
Acontinuación observemos un ejemplo de una transacción comercial y los documentos que se elaboran para esta.
Factura de compra-venta
¿Quiénes deben facturar electrónicamente?
Según el Artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023, todo responsable de facturar, deberá hacerlo electrónicamente. Se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:
• Personas Jurídicas.
• Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
• Los responsables el Impuesto Nacional al Consumo (INC).
• Personas Naturales que superen los ingresos brutos de 3500 Unidades de Valor Tributario (UVT), o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Tributario.
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE)
• Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos (Decreto 358 de 2020 Artículo 1.6.1.4.2)
• Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
Ejemplo:
Identificar los documentos que se deben utilizar en la siguiente transacción comercial. Determinar que empresa los elabora y diligenciarlos.
Confecciones Marggy Ltda con Nit. 890.600.789-9, de la ciudad de Palmira Calle 4 45 78, tel: 235 6788, compra 15 blusas mc a $30.000 c/u y 10 jeans de dama a $25.000 c/u a Almacenes De Moda SAS Nit: 890.789.567-9, ubicada en Cali Av 6 75 89, tel: 567 89000. Iva del 19% pago de contado en cheque.
Solución:
Los soportes y documentos contables que se utilizan en esta transacción son:
- Cotización (Almacenes De Moda )
- Orden de compra (Confecciones Marggy)
- Factura de compra-venta (Almacenes De Moda)
- Cheque (Confecciones Margy)
- Comprobante de egreso (Confecciones Marggy)
- Recibo de caja (Almacenes de Moda SAS)
1. Cotización : Inicialmente Confecciones Marggy realizo una cotización a Almacenes de Moda SAS, con el fin de conocer los detalles de la mercancía que requiere comprar.
2. Orden de compra: Luego de recibir la cotización Confecciones Marggy acepta la cotización de Almacenes de Moda SAS, con el fin de solicitar la mercancía procede a realizar una orden de compra.
3. Factura de compra: Una vez Almacenes De Moda despacha la mercancía procede a elaborar la factura de compra-venta.
4. Cheque. Luego de recibir la mercancía Confecciones Marggy elabora un cheque para cancelar el valor de la compra, este será descontado de su cuenta corriente de Bancolombia.
5. Comprobante de egreso: Confecciones Marggy elabora adicional al cheque el comprobante de egreso, con el fin de soportar el pago realizado.
6. Recibo de caja. Finalmente cuando Almacenes De Moda SAS recibe el cheque debe elaborar el recibo de caja.
https://debitoor.es/glosario/orden-de-compra
https://www.gestiopolis.com/soportes-contables/
https://contabilidadmasexcel.blogspot.com/p/soportes-contables.html
http://brianarevaloliveros.blogspot.com/2011/05/guia-no-2-la-importancia-de-los.html
https://www.gestiopolis.com/soportes-contables-internos-y-externos/
https://www.monografias.com/trabajos95/definicion-clases-soportes-libros-contabilidad/definicion-clases-soportes-libros-contabilidad.shtml
